Privacyverklaring

Hoewel het onderstaande voor ons vanzelfsprekend is en ook al duidelijk tevoorschijn komt in onze Ethiekcode, vraagt de wet van ons om te beschrijven hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. Daarom staat het hieronder uitvoerig beschreven.

Overzicht

Privacy en de wet algemeen
Verwerking van persoonsgegevens:
….– van klanten of leveranciers
….– van cursisten en cliënten
….– van nieuwsbrief en/of aankondigingen abonnees
Wij verzamelen geen informatie over
DPIA (Data protection impact assessment)
Verstrekking aan derden
Cookies en bezoekgegevens van onze website
Binnen de EU
Minderjarigen
Bewaartermijn
Beveiliging
Rechten omtrent je gegevens
Link naar onze Privacyverklaring
Klachten
Vragen

Privacy en de wet algemeen

Reikicentrum & spirituele winkel de Oorsprong v.o.f. (hierna afgekort als ‘de Oorsprong’) gaat al jarenlang met respect om met persoonsgegevens en dit zal ook zeker zo blijven.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Oorsprong houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
• Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegeven.
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als de Oorsprong zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door de Oorsprong verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde.
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen.
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Oorsprong de volgende persoonsgegevens van je vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• (Zakelijk) Telefoonnummer
• (Zakelijk) E-mailadres

Je persoonsgegevens worden door de Oorsprong opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor minimaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van cursisten en cliënten

Persoonsgegevens van cursisten en cliënten worden door de Oorsprong verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde
• Communicatie/post over de cursus/training en/of praktijkafspraken en/of uitnodigingen/bevestigingen
• Het maken van een certificaat
• Zorgverlening en het vermijden van gezondheidsrisico’s
• Administratie t.o.v. vervolgcursus/training
• Bij langdurige cursussen waarbij bijvoorbeeld oefenteams gevormd moeten worden, wordt een vereenvoudigde lijst (naam, telefoonnummer en e-mailadres) bij aanvang van de opleiding verstrekt aan elke deelnemer van de opleiding. Vooraf vragen we hiervoor je toestemming.
• Wanneer je je inschrijft voor een cursus/training, plaatsen we je ook op de lijst voor onze nieuwsbrief en aankondigingen. We stellen je hiervan ook op de hoogte en je kunt je ten aller tijde hiervoor afmelden.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Oorsprong de volgende persoonsgegevens van je vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• (Zakelijk) Telefoonnummer
• (Zakelijk) E-mailadres
• Geboortedatum
• Informatie over je gezondheid (geestelijk en fysiek) en medicijngebruik (uitsluitend in geval van praktijkafspraken of langdurige cursussen)

Je persoonsgegevens worden door de Oorsprong opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• In geval van praktijkafspraken gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna – m.u.v. de informatie over je gezondheid – alleen in de financiële administratie voor minimaal 7 jaar.
• In geval van cursussen en trainingen tenminste tijdens de duur van de activiteit. Daarna bewaren we je gegevens om in te kunnen zien wanneer je welke cursus hebt gedaan. Daarbij geldt geen maximale bewaartermijn. Voor de financiële administratie geldt een minimale bewaartermijn van 7 jaar.

Als een student informatie vraagt over een mede-student wordt deze pas verstrekt na nadrukkelijke toestemming van die mede-student zelf.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief en/of aankondigingen abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door de Oorsprong verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het aanmeldformulier Nieuwsbrief en/of Aankondigingen DVD avonden.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Oorsprong de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• E-mailadres

Je persoonsgegevens worden door de Oorsprong opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• tot je per mail aangeeft van de mailinglijst verwijderd te willen worden. Onderaan alle mails wijzen we altijd op deze mogelijkheid.

Onze nieuwsbrieven worden niet afgestemd op aan ons verstrekte persoonsgegevens en zijn gelijk voor elke lezer.

Wij verzamelen geen informatie over:

• Politieke voorkeur
• Seksuele voorkeur
• Geslacht
• Financiële situatie / salaris etc tenzij dit relevant zou zijn bij een financiële regeling, aflossing en dergelijke
• Samenlevingsvorm
• Vermogen
• Strafblad
• Sociale media
• Bank details (tenzij deze nodig zijn i.v.m. een terugstorting of het traceren van een betaling)

DPIA (Data protection impact assessment)

DPIA staat voor gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
Een DPIA is alleen verplicht wanneer sprake is van gegevensverwerking welke waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert, zoals op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken of de verwerking van gevoelige gegevens. De privacytoezichthouders geven aan dat individuele artsen geen DPIA uit hoeven te voeren. Het ligt voor de hand dat dit bij de gegevensverwerking door de individuele Reikibehandelaar/Reiki Master ook niet nodig is. De Oorsprong zal zodoende geen DPIA uitvoeren.
Evenwel zijn de medewerkers binnen de Oorsprong zich ervan bewust dat er sprake kan zijn van bijzondere persoonsgegevens. De inhoud van een intakeformulier voor Reikibehandelingen is gevoelig voor de cliënt en vraagt om een grote mate van vertrouwelijkheid. De Oorsprong zal zich daarom inzetten die gegevens vertrouwelijk te laten blijven.
De gegevens zoals de Oorsprong ze registreert zijn uitsluitend bedoeld voor intern gebruik. De persoonsgegevens worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de behandelaar de cliënt zo goed mogelijk van dienst kan zijn in het verhelpen van de klachten en waar nodig voor het geven van adviezen of een doorverwijzing.

Verstrekking aan derden

Wij geven (of verkopen) nooit gegevens aan derden op welke wijze dan ook, tenzij dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de (financiële) administratie.
• Het versturen van pakketten (bijvoorbeeld post.nl).
• een incassobureau indien dit noodzakelijk is bij wanbetaling.

Verder zullen wij de gegevens die je aan ons (hebt) verstrekt niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat een overheidsinstantie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Informatie over cookies en bezoekgegevens van onze website

De Oorsprong maakt geen gebruik van cookies op haar website.
Ook worden er geen bezoekersgegevens bijgehouden.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De Oorsprong bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Correspondentie met studenten of cliënten wordt bewaard tot er geen reden meer is om deze te bewaren.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens de Oorsprong van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Alle medewerkers binnen de Oorsprong hebben alleen toegang tot dat deel van de gegevens welke hij of zij nodig heeft.
• We bewaren je gegevens uitsluitend offline. Je gegevens worden niet op onze website of waar dan ook op het internet opgeslagen. Voor het versturen van mail maken we geen gebruik van een online programma (zoals facebook of gmail), waar je gegevens opgeslagen en/of gebruikt worden door deze maatschappijen.
• We hanteren een wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken offline back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• De mensen met wie we binnen de Oorsprong samenwerken zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• Je gegevens worden alleen tijdelijk op papier bewaard:
  – een intakeformulier voor de praktijk, voor zolang als je bij ons komt voor behandelingen.
  – een inschrijfformulier voor een cursus of training, tot na afronding en betaling van cursus of opleiding.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, aanpassing of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Voorwaarde voor aanpassing of verwijdering van je gegevens is dat de gegevens die je laat aanpassen niet nodig zijn voor ons in verband met een cursus/training die je bij ons volgt of voor ingeschreven staat en niet nodig zijn in verband met eventuele financiële verplichtingen. Het zou kunnen zijn dat je eerst lopende verplichtingen moet nakomen voordat de gegevens kunnen worden aangepast, omdat wij anders niet meer weten hoe en wat.

Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Link naar onze Privacyverklaring

In de bevestiging (email) die je ontvangt na een informatieaanvraag of een aanmelding staat altijd onderin een link naar deze pagina over onze privacyverklaring.
Op aanvraag kunnen we deze link altijd toesturen.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt neem dan graag contact met ons op.

Wij werken ook samen met Reiki Works